Cara membuat laporan tunggakan SPP pada dasarnya tiga langkah: tentukan tanggal potong, cocokkan tagihan dengan pembayaran yang sudah masuk, lalu hitung sisa per siswa. Hasilnya dikelompokkan per kelas, per bulan, dan umur tunggakan. Laporan yang baik menjawab tiga pertanyaan: siapa yang belum membayar, berapa jumlahnya, dan sejak kapan.
Panduan ini untuk bendahara, staf TU, dan admin sekolah swasta umum, SIT, madrasah, pondok pesantren, maupun bimbel. Di dalamnya ada kolom wajib, contoh format Excel, cara mengelompokkan, dan tindak lanjut ke wali murid.
Apa Itu Laporan Tunggakan SPP?
Laporan tunggakan SPP adalah daftar tagihan yang sudah jatuh tempo tetapi belum dibayar, per tanggal tertentu. Isinya per siswa, lengkap dengan bulan dan nominal yang tertunggak.
Laporan ini berbeda dengan laporan pemasukan. Laporan pemasukan mencatat uang yang sudah diterima. Laporan tunggakan mencatat uang yang seharusnya sudah diterima. Keduanya saling melengkapi dalam laporan bulanan untuk yayasan, seperti dibahas di panduan keuangan sekolah.
Kapan dibuat? Idealnya setiap bulan, beberapa hari setelah tanggal jatuh tempo SPP. Buat juga saat kepala sekolah atau yayasan meminta, dan menjelang akhir semester.
Kolom Wajib di Laporan Tunggakan SPP
Pakai kolom yang sama setiap bulan supaya laporan mudah dibandingkan.
| Kolom | Isi | Contoh |
|---|---|---|
| No. | Nomor urut baris | 1 |
| NIS | Nomor induk siswa, supaya nama yang sama tidak tertukar | 2021-045 |
| Nama siswa | Nama lengkap sesuai data sekolah | Raka Pratama |
| Kelas / program | Kelas atau rombel; untuk bimbel, program atau paket les | 5A |
| Jenis tagihan | SPP, syahriah, uang kegiatan, dan sejenisnya | SPP |
| Bulan tertunggak | Bulan-bulan yang belum lunas | Sep, Okt |
| Jumlah bulan | Banyaknya bulan tertunggak | 2 |
| Nominal tunggakan | Total yang belum dibayar per tanggal potong | Rp700.000 |
| Bayar terakhir | Tanggal pembayaran terakhir yang tercatat | 12 Agustus 2026 |
| Status tindak lanjut | Sudah diingatkan, janji bayar, atau cicilan | Diingatkan 7 Okt |
Tulis juga tanggal potong di judul laporan, misalnya “per 5 Oktober 2026”. Tanpa tanggal, angka tunggakan mudah disalahpahami.
Kontak wali murid boleh ada di file kerja bendahara. Hapus kolom itu saat laporan dikirim ke yayasan.
Cara Membuat Laporan Tunggakan SPP dalam 6 Langkah
- Tentukan tanggal potong. Misalnya tanggal 5 setiap bulan. Hanya tagihan yang jatuh tempo sebelum tanggal itu yang dihitung.
- Siapkan daftar tagihan per siswa. Nominal per bulan, sudah dikurangi potongan atau beasiswa yang disepakati sekolah.
- Kumpulkan pembayaran yang sudah masuk. Sumbernya salinan kwitansi, buku penerimaan, dan bukti transfer yang sudah dicocokkan dengan mutasi rekening.
- Hitung sisa per siswa. Rumusnya: total tagihan sampai tanggal potong dikurangi total yang sudah dibayar. Cicilan dihitung sebagai pembayaran sebagian.
- Kelompokkan hasilnya. Per kelas, per bulan, dan per umur tunggakan. Caranya ada di bagian berikutnya.
- Periksa, lalu laporkan. Bandingkan total tunggakan dengan selisih tagihan dan penerimaan bulan itu. Setelah cocok, kirim ke kepala sekolah atau yayasan.
Sebelum langkah 4, pastikan pembayaran tunai hari terakhir sudah tercatat. Satu kwitansi yang terlewat bisa membuat wali murid yang sudah lunas ikut diingatkan.
Contoh Format Laporan Tunggakan SPP (Excel atau Manual)
Contoh di bawah memakai data fiktif dengan SPP Rp350.000 per bulan. Ganti isi dalam kurung siku dengan data sekolah Anda. Formatnya bisa dipakai di Excel, Google Sheets, atau buku bergaris.
LAPORAN TUNGGAKAN SPP
[Nama Sekolah], Tahun Ajaran 2026/2027
Per tanggal: 5 Oktober 2026, SPP Rp350.000/bulan
| No | NIS | Nama | Kelas | Bulan tertunggak | Jumlah bulan | Tunggakan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2021-045 | Raka Pratama | 5A | Sep, Okt | 2 | Rp700.000 |
| 2 | 2021-051 | Nadia Putri | 5A | Okt | 1 | Rp350.000 |
| 3 | 2022-013 | Fajar Ramadhan | 4B | Agu, Sep, Okt | 3 | Rp1.050.000 |
| 4 | 2023-007 | Alya Safitri | 3A | Okt (sisa cicilan) | 1 | Rp150.000 |
| Total | 4 siswa | 7 | Rp2.250.000 |
Di bagian bawah laporan, sediakan kolom tanda tangan:
- Disusun oleh: Bendahara / TU, dengan nama dan tanda tangan
- Mengetahui: Kepala Sekolah, dengan nama dan tanda tangan
Kolom bayar terakhir dan status tindak lanjut bisa ditambahkan di sebelah kanan pada file Excel. Untuk pondok pesantren, ganti “SPP” dengan “syahriah” dan “siswa” dengan “santri”. Untuk bimbel, ganti kelas dengan program atau paket les.
Rumus sederhana di Excel
Kalau tagihan dan pembayaran ada di kolom terpisah, tiga rumus ini sudah cukup. Pemisah rumus bisa titik koma atau koma, mengikuti pengaturan Excel Anda.
| Kolom / Kebutuhan | Rumus Excel | Keterangan |
|---|---|---|
| Kolom E | (diisi data) | Total tagihan sampai tanggal potong |
| Kolom F | (diisi data) | Total yang sudah dibayar |
| Tunggakan (G2) | =E2-F2 | Tagihan dikurangi pembayaran |
| Jumlah bulan tertunggak | =ROUNDUP(G2/350000;0) | Untuk SPP yang sama rata Rp350.000/bulan |
| Total tunggakan kelas 5A | =SUMIF(C:C;"5A";G:G) | Kolom C berisi kelas, kolom G berisi tunggakan |
Rekap per kelas
| Kelas | Siswa menunggak | Total tunggakan |
|---|---|---|
| 3A | 1 | Rp150.000 |
| 4B | 1 | Rp1.050.000 |
| 5A | 2 | Rp1.050.000 |
| Total | 4 | Rp2.250.000 |
Rekap ini cukup satu halaman. Kepala sekolah langsung melihat kelas mana yang perlu perhatian.
Ingin laporan tunggakan tersusun dari data tagihan dan pembayaran yang sama, tanpa menyalin ulang ke Excel setiap bulan?
Mengelompokkan Tunggakan: Per Kelas, Per Bulan, dan Umur Tunggakan
Satu daftar panjang sulit dibaca. Tiga cara mengelompokkan ini membantu Anda memutuskan langkah berikutnya.
Per kelas
Berguna untuk koordinasi dengan wali kelas. Wali kelas biasanya paling paham kondisi keluarga siswanya.
Per bulan
Hitung berapa siswa yang belum melunasi tiap bulan. Dari contoh di atas: Agustus 1 siswa, September 2 siswa, Oktober 4 siswa. Pola ini membantu Anda melihat bulan yang paling sering terlambat.
Umur tunggakan
Umur tunggakan adalah lamanya tagihan tertunggak, dihitung dari bulan tertua yang belum lunas. Inilah dasar prioritas penagihan.
| Umur tunggakan | Dari contoh di atas | Tindak lanjut yang disarankan |
|---|---|---|
| 1 bulan | 2 siswa, Rp500.000 | Pengingat ramah lewat pesan pribadi |
| 2–3 bulan | 2 siswa, Rp1.750.000 | Pengingat kedua dan tawaran jadwal cicilan |
| Lebih dari 3 bulan | – | Ajak bicara langsung, lalu buat kesepakatan tertulis |
Tindak Lanjut Setelah Laporan Tunggakan Jadi
Laporan baru bermanfaat kalau ditindaklanjuti. Urutan ini bisa Anda pakai setiap bulan:
- Kirim ringkasan ke pimpinan. Cantumkan total tunggakan, jumlah siswa, dan rekap per kelas. Daftar per siswa cukup dilampirkan.
- Ingatkan wali murid secara pribadi. Mulai dari umur tunggakan termuda, karena biasanya paling mudah diselesaikan. Contoh kalimat yang sopan ada di panduan template pengingat dan cara menagih SPP lewat WhatsApp.
- Catat setiap respons. Isi kolom status: tanggal diingatkan, janji bayar, atau kesepakatan cicilan.
- Perbarui laporan bulan berikutnya. Siswa yang sudah lunas keluar dari daftar. Berikan bukti bayar yang lengkap, seperti di contoh kwitansi pembayaran SPP.
Jaga kerahasiaan laporan ini. Tunggakan adalah urusan pribadi keluarga. Jangan membagikan daftar nama di grup WhatsApp kelas atau papan pengumuman. Menjaga perasaan wali murid adalah bagian dari amanah bendahara.
Kesalahan Umum Saat Membuat Laporan Tunggakan
- Ikut menghitung tagihan yang belum jatuh tempo. Angka terlihat lebih besar dari kenyataan.
- Cicilan tidak dicatat. Wali yang sudah membayar sebagian tertulis menunggak penuh.
- Potongan atau beasiswa lupa dikurangkan. Tunggakan siswa penerima potongan jadi salah.
- Tanpa tanggal potong. Pembaca tidak tahu angka itu per kapan.
- File hanya ada di satu laptop. Saat ganti staf atau laptop rusak, riwayat ikut hilang.
Kesalahan ini biasanya muncul karena data tagihan dan pembayaran tersebar di beberapa tempat. Semakin sedikit salin-tempel, semakin kecil peluang salah.
Cara SPPKU Menampilkan Rekap Tunggakan SPP
Template di atas cocok untuk mulai. Saat siswa sudah ratusan, merekap manual setiap bulan menyita waktu. Di sinilah aplikasi pembayaran SPP membantu.
Di SPPKU, rekap tunggakan ada di menu Laporan Kekurangan Pembayaran. Tampilannya sederhana, seperti WhatsApp yang dipakai setiap hari:
- Filter per tahun ajaran, cabang, kelas, dan siswa.
- Kolom per siswa: belum dibayar, sudah dibayar, total tagihan, dan tunggakan berjalan, dengan grand total di baris bawah.
- Tunggakan berjalan menghitung tagihan yang belum dibayar sejak siswa masuk sampai bulan berjalan. Tagihan bulan berikutnya tidak ikut dihitung.
- Tombol Detail membuka rincian tagihan per siswa.
- Print, Excel, dan PDF untuk laporan ke kepala sekolah atau yayasan.
Angkanya berasal dari data pembayaran yang sama. Wali murid membayar tunai di sekolah, atau transfer lalu mengunggah bukti. Admin mengecek lalu menyetujui, dan notifikasi WA terkirim ke wali murid. Untuk tindak lanjut, admin mengirim pengingat tagihan WhatsApp, per siswa atau sekaligus.
Setup awal dibantu tim SPPKU. Langganan mulai Rp100 ribu per bulan. Akses demo diberikan lewat WhatsApp.
FAQ Cara Membuat Laporan Tunggakan SPP
Apa saja isi laporan tunggakan SPP?
Minimal NIS, nama siswa, kelas, bulan tertunggak, jumlah bulan, dan nominal tunggakan per tanggal potong. Tambahkan tanggal bayar terakhir dan status tindak lanjut supaya penagihan lebih terarah.
Seberapa sering laporan tunggakan SPP sebaiknya dibuat?
Idealnya sebulan sekali, beberapa hari setelah jatuh tempo SPP. Buat juga saat diminta kepala sekolah atau yayasan, dan menjelang akhir semester.
Bagaimana mencatat cicilan di laporan tunggakan?
Catat cicilan sebagai pembayaran sebagian. Sisa yang belum dibayar tetap masuk laporan, dengan keterangan “sisa cicilan” dan tanggal kesepakatannya.
Apa itu umur tunggakan?
Umur tunggakan adalah lamanya tagihan tertunggak, dihitung dari bulan tertua yang belum lunas. Kelompok 1 bulan, 2–3 bulan, dan lebih dari 3 bulan membantu Anda menentukan prioritas penagihan.
Bagaimana SPPKU membantu membuat laporan tunggakan SPP?
Di SPPKU, Laporan Kekurangan Pembayaran menampilkan tagihan belum dibayar, sudah dibayar, dan tunggakan berjalan per siswa. Filternya per tahun ajaran, cabang, kelas, dan siswa, dengan ekspor Excel dan PDF.
Rapikan Laporan Tunggakan SPP Mulai Bulan Ini
Mulailah dari kolom wajib dan contoh format di atas. Bulan depan, bandingkan hasilnya dengan bulan ini. Kalau Anda ingin tagihan, pembayaran, dan laporan tunggakan berada di satu tempat, lihat bagaimana SPPKU membantu. Akses demo diberikan lewat WhatsApp.
