Mudah Catatnya. SPPKU adalah aplikasi keuangan pondok pesantren berbasis web untuk pondok dan yayasan yang mengelola beberapa unit. Tagihan santri tercatat rapi, wali santri bisa mengecek tagihan dari jauh, dan pembayaran yang disetujui langsung masuk pembukuan. Cocok untuk pondok dengan bendahara dan staf administrasi yang sedikit.
Biaya berlangganan mulai Rp100 ribu per bulan. Lihat demonya dulu, putuskan kemudian.
Tantangan Keuangan di Pondok Pesantren
Keuangan pondok punya ciri khas. Santri tinggal di asrama, wali santri sering berada jauh, dan satu yayasan bisa menaungi beberapa unit. Masalah yang sering muncul:
- Jenis tagihan banyak. Syahriah bulanan, uang makan, asrama, kegiatan, dan uang pangkal yang dicicil.
- Konfirmasi transfer lewat chat. Bukti bayar tercecer di WhatsApp bendahara dan sulit dicocokkan.
- Uang saku dititipkan ke pondok. Setoran dan penarikan santri dicatat di buku tersendiri.
- Tunggakan sulit dipantau. Rekap dibuat manual setiap kali pengurus bertanya.
- Banyak unit, banyak buku. Kas pondok dan kas tiap unit dicatat terpisah, lalu digabung dengan susah payah.
Dana dari wali santri dan donatur adalah amanah. Pencatatan yang tertib membuat amanah itu mudah dipertanggungjawabkan, di hadapan pengurus maupun wali santri.
Fitur Aplikasi Keuangan Pondok Pesantren SPPKU
Mulailah dari tagihan santri dan pembayaran. Fitur lain bisa dipakai saat tim sudah siap.
Tagihan santri sesuai kebutuhan pondok
Jenis tagihan disesuaikan dengan pondok Anda saat setup awal. Syahriah bisa dibuat sebagai tagihan Bulanan. Uang makan atau layanan serupa bisa memakai jenis Bulanan Custom. Tagihan tahunan, semesteran, dan lainnya juga tersedia.
Nominal diatur per kelas, lalu bisa disesuaikan per santri. Tagihan non-bulanan, misalnya uang pangkal, boleh dicicil. Untuk santri yang mendapat beasiswa atau keringanan, admin cukup mengubah nominal tagihannya.
Wali santri membayar dari jauh, admin yang menyetujui
Wali santri punya halaman login sendiri untuk melihat tagihan, riwayat bayar, dan rekap. Setelah transfer, wali santri mengunggah bukti bayar. Admin mengecek, lalu menyetujuinya. Setelah itu, notifikasi WhatsApp terkirim ke wali santri sebagai konfirmasi.
Pembayaran tunai di kantor juga bisa dicatat admin. Kuitansinya bisa dicetak dan formatnya bisa dikustomisasi. Admin juga bisa menerima notifikasi pembayaran baru lewat Telegram.
Pengingat tagihan yang dikendalikan admin
Laporan Kekurangan Pembayaran menampilkan tunggakan berjalan per santri, dengan filter unit, kelas, dan tahun ajaran. Hasilnya bisa diekspor ke Excel dan PDF.
Dari detail tagihan satu santri, admin bisa menekan tombol Kirim WA Tagihan. Untuk banyak santri sekaligus, pengingat bisa dikirim per unit atau per kelas. Admin yang memutuskan kapan pengingat dikirim, jadi pesan hanya keluar setelah datanya dipastikan benar.
Pembukuan otomatis dan pengeluaran per unit
Pembayaran santri yang disetujui otomatis menjadi jurnal. Kas atau bank unit didebet, dan akun pendapatan sesuai jenis tagihan dikredit. Bendahara tidak perlu menyalin ulang ke buku kas.
Pengeluaran dicatat lewat form Pengeluaran, lengkap dengan unit dan akun kas yang dipakai. Donasi, infak, atau pemasukan lain di luar tagihan santri dicatat lewat Jurnal Umum. Akun baru bisa ditambahkan ke daftar kode rekening. Pembahasan pembukuan lengkapnya ada di halaman aplikasi keuangan sekolah SPPKU.
Laporan per unit dan gabungan untuk yayasan
Satu aplikasi bisa menampung beberapa unit dalam satu yayasan. Kas dan bank bisa dipisah per unit. Laporan Laba Rugi dan Jurnal bisa dilihat per unit atau gabungan, dan bisa diekspor ke Excel. Tersedia juga Buku Besar, Neraca Saldo, dan Neraca.
Data santri dibantu tim kami
Data santri mencakup kelas, guru wali, NIS, NISN, tanggal lahir, serta nama dan nomor HP orang tua. Setiap tahun ajaran, data santri dibantu diinput oleh tim SPPKU. Kenaikan kelas juga tercatat, lengkap dengan riwayat kelas tiap santri. Detail pengelolaan data ada di halaman aplikasi administrasi sekolah.
Label “Siswa” bisa diganti “Santri”. Jenjang dan kelas diatur sendiri lewat setup jenjang & kelas, termasuk MTs, MA, atau diniyah.
Tabungan dan uang saku santri
SPPKU juga bisa mencatat tabungan atau uang saku santri: setoran, penarikan, dan saldo per santri. Catatannya tidak lagi tercecer di buku terpisah.
Akun staf sesuai tugas
Setiap staf punya akun sendiri. Levelnya Kepala Sekolah/Kurikulum, Akunting, dan Admin. Menu yang tampil untuk tiap level diatur dengan mencentang daftar menu.
Ingin melihat tagihan santri dan laporan yayasannya secara langsung?
Aplikasi Pembayaran Pesantren: Alurnya dari Wali Santri sampai Laporan
- Setup awal. Jenis tagihan pondok disiapkan, dan data santri dibantu diinput oleh tim kami.
- Tagihan terbentuk. Nominal diatur per kelas, lalu disesuaikan untuk santri tertentu.
- Wali santri membayar. Tunai di kantor, atau transfer lalu unggah bukti bayar.
- Admin menyetujui. Wali santri menerima WA konfirmasi, dan jurnal terbentuk otomatis.
- Laporan siap. Tunggakan, laba rugi, dan jurnal bisa dilihat per unit atau gabungan.
Kalau lembaga Anda sekolah umum, alur yang sama dibahas di halaman aplikasi pembayaran SPP SPPKU.
Administrasi Pondok Pesantren yang Lebih Rapi
Aplikasi hanya membantu. Kerapian tetap lahir dari kebiasaan. Tiga kebiasaan sederhana yang kami sarankan:
- Catat di hari yang sama. Setujui pembayaran begitu bukti bayar masuk.
- Pisahkan per unit dan per sumber dana. Tagihan santri, donasi, dan pengeluaran tidak dicampur.
- Kirim rekap rutin ke pengurus. Laporan Laba Rugi dan tunggakan bisa diekspor ke Excel.
| Kebutuhan pondok | Di SPPKU |
|---|---|
| Syahriah, uang makan, asrama, uang pangkal | ✔ Jenis tagihan disesuaikan saat setup |
| Wali santri mengecek tagihan dan riwayat bayar | ✔ Halaman login wali |
| Konfirmasi dan pengingat WA | ✔ Konfirmasi setelah disetujui; pengingat dikirim admin |
| Laporan per unit dan gabungan yayasan | ✔ Laba Rugi dan Jurnal |
| Donasi dan infak | ✔ Lewat Jurnal Umum |
| Tabungan atau uang saku santri | ✔ Setor, tarik, dan saldo per santri |
| Kantin, perizinan, hafalan | Coming Soon |
| Pembayaran VA/QRIS otomatis | Coming Soon |
Contoh format laporan sederhana untuk pengurus ada di panduan keuangan sekolah kami.
Alur Implementasi dan Biaya
- Lihat demo dulu. Akses demo kami berikan lewat WhatsApp.
- Setup: jenis tagihan disesuaikan dengan pondok, dan data santri dibantu diinput tim kami.
- Training: lewat video conference. Kunjungan bisa diatur kalau pondok menghendaki.
- Biaya berlangganan mulai Rp100 ribu per bulan, dibayar bulanan. Harga menyesuaikan jumlah santri dan unit; Rp100 ribu berlaku untuk lembaga kecil, sekitar 70–150 santri.
- Setup dibantu tim: penyesuaian kecil kami kerjakan tanpa biaya tambahan; penyesuaian besar dibicarakan terpisah.
- Dukungan: full support selama berlangganan.
SPPKU dikembangkan oleh tim Izzaweb, software house yang membuat berbagai macam software sejak 2009 dan terdaftar secara legal.
FAQ Seputar Aplikasi Keuangan Pondok Pesantren
Apakah SPPKU cocok untuk pondok pesantren kecil dengan satu bendahara?
Cocok. SPPKU dibuat simpel supaya mudah dipakai staf mana pun. Mulailah dari tagihan santri dan pembayaran, lalu pakai laporan yayasan saat dibutuhkan. Harga mulai Rp100 ribu per bulan berlaku untuk lembaga kecil, sekitar 70–150 santri.
Bisakah syahriah, uang makan, dan uang asrama dibuat sebagai tagihan terpisah?
Bisa. Jenis tagihan disesuaikan dengan pondok saat setup awal, dengan pilihan Bulanan, Semesteran, Tahunan, Lainnya, atau Bulanan Custom. Nominal diatur per kelas dan bisa disesuaikan per santri. Tagihan non-bulanan boleh dicicil.
Bagaimana wali santri yang tinggal jauh membayar dan mengecek tagihan?
Wali santri login ke halaman wali untuk melihat tagihan, riwayat bayar, dan rekap. Setelah transfer, wali santri mengunggah bukti bayar. Begitu admin menyetujui, notifikasi WhatsApp terkirim sebagai konfirmasi.
Apakah bisa dipakai yayasan dengan beberapa unit?
Bisa. Beberapa unit bisa dikelola dalam satu aplikasi, dengan kas dan bank terpisah per unit. Laba Rugi dan Jurnal bisa dilihat per unit atau gabungan, lalu diekspor ke Excel.
Apakah ini juga aplikasi administrasi pondok pesantren untuk data santri?
Bisa. SPPKU menyimpan data santri, kelas, riwayat kenaikan kelas, dan tabungan santri. Jenjang seperti MTs, MA, atau diniyah diatur sendiri, dan data santri dibantu diinput tim kami tiap tahun ajaran.
Apakah SPPKU bisa mencatat tabungan atau uang saku santri?
Bisa. SPPKU bisa mencatat tabungan atau uang saku santri, mulai dari setoran, penarikan, sampai saldo per santri.
Berapa biaya aplikasi keuangan pondok pesantren SPPKU, dan apakah ada trial?
Biaya berlangganan mulai Rp100 ribu per bulan, dibayar bulanan. Harganya tergantung jumlah santri dan unit. Tidak ada masa trial, tapi Anda bisa meminta akses demo lewat WhatsApp sebelum memutuskan.
Lihat Demonya Dulu, Putuskan Kemudian
Ceritakan kondisi pondok Anda: jumlah santri, jumlah unit, dan cara mencatat saat ini. Kami kirimkan akses demo dan bantu menilai kebutuhan pondok Anda. Semoga pengelolaan dana pondok makin tertib dan membawa keberkahan.