Mudah Catatnya. SPPKU adalah aplikasi administrasi sekolah berbasis web untuk tata usaha sekolah swasta, SIT, dan pesantren. Data siswa, kelas, tagihan, absensi, dan laporan tersimpan di satu tempat. Fokusnya pekerjaan harian TU dan keuangan, dibuat sederhana supaya mudah dipakai setiap hari. Cocok untuk sekolah dengan staf administrasi yang sedikit.
Harga mulai Rp100 ribuan/bulan. Lihat demonya dulu, putuskan kemudian.
Pekerjaan Administrasi yang Paling Menyita Waktu TU
Di sekolah swasta kecil, satu atau dua orang TU sering memegang hampir semua urusan. Pekerjaannya berulang setiap tahun ajaran:
- Data siswa tersebar di buku induk, file Excel, dan grup WhatsApp kelas.
- Awal tahun ajaran selalu repot. Siswa naik kelas, ada yang pindah, ada siswa baru.
- Tagihan tiap siswa berbeda. SPP bulanan, uang buku tahunan, eskul per semester, SPI yang dicicil.
- Rekap tunggakan dibuat manual setiap kali kepala sekolah atau yayasan bertanya.
- Menagih satu per satu tanpa catatan siapa yang sudah diingatkan.
- Absensi di kertas yang sulit direkap di akhir bulan.
Data siswa dan dana sekolah adalah amanah dari orang tua. Catatan yang rapi membuat amanah itu mudah dipertanggungjawabkan.
Fitur Aplikasi Administrasi Sekolah SPPKU
Mulailah dari data siswa dan tagihan, lalu fitur lain.
Data siswa lengkap, termasuk kontak orang tua
Setiap siswa punya data cabang, kelas, guru wali, NIS, NISN, tempat dan tanggal lahir, serta jenis kelamin. Kontak keluarga juga tersimpan: nama orang tua, nomor HP orang tua, dan alamat. Ada juga password login wali murid dan tanda siswa pindahan.
Daftar siswa bisa difilter per tahun ajaran, kelas, dan status: Siswa, Alumni, atau Pindah/Keluar. Hasilnya bisa dicetak atau diekspor ke Excel dan PDF. Sistem juga memberi peringatan kalau ada data ganda, misalnya NIS atau nama yang sama.
Anda tidak perlu mengetik ulang semua data siswa sendiri. Setiap tahun ajaran, data siswa dibantu diinput oleh tim SPPKU.
Kelas, guru, dan kenaikan kelas
Data Kelas menyimpan jenjang (TK sampai SMA/SMK), tingkat, nama kelas, dan jumlah siswa per kelas. Data Guru menyimpan NIP/NIY, jabatan, tanggal masuk, dan cabang.
Di akhir tahun ajaran, kenaikan kelas dikerjakan lewat menu Kenaikan Kelas. Setiap proses tercatat di log, dan riwayat kelas per siswa bisa dilihat dari tahun ke tahun.
Menjelang tahun ajaran baru, urutan kerja TU dan bendahara kami rangkum di checklist administrasi keuangan awal tahun ajaran.
Kartu siswa dan absensi harian
Kartu siswa dicetak dari data siswa, berisi NIS, nama, NISN, kelas, dan kode QR berisi NIS.
Absensi siswa bisa memakai kartu ber-QR NIS tersebut. Petugas membuka form Absen, lalu NIS diketik atau dimasukkan dari kartu dengan scanner. Sistem mencatat jam masuk dan status Tepat Waktu atau Terlambat. Jam masuk cukup diatur sekali untuk tiap hari sekolah di setiap cabang.
Kalau siswa sudah absen atau NIS tidak ditemukan, sistem menampilkan pesan yang jelas. Laporan absensi bisa difilter per cabang, status, dan rentang tanggal.
Setup tagihan sebagai pekerjaan admin
Jenis tagihan dibuat sekali di awal: Bulanan, Semesteran, Tahunan, atau Lainnya. Ada juga pilihan Custom, misalnya untuk catering atau antar jemput.
Nominal diatur per kelas, lalu bisa disesuaikan per siswa. Tagihan non-bulanan seperti SPI boleh dicicil. Tagihan dari tahun ajaran sebelumnya bisa dimasukkan lewat Setup Tagihan Lama.
Untuk siswa yang mendapat keringanan, admin cukup mengubah nominal tagihan siswa tersebut.
Pembayaran dan kuitansi
Admin mencatat pembayaran tunai atau transfer. Wali murid juga bisa mengunggah bukti transfer; admin mengecek lalu menyetujuinya. Setelah disetujui, pembayaran tercatat di jurnal keuangan, dan kuitansi yang bisa dikustomisasi siap dicetak.
Admin bisa menerima notifikasi pembayaran baru lewat Telegram. Alur penagihan dan pembayarannya dibahas lengkap di halaman aplikasi pembayaran SPP SPPKU.
Laporan tunggakan dan pengingat WhatsApp
Laporan Kekurangan Pembayaran menampilkan tagihan yang belum dibayar, sudah dibayar, dan tunggakan berjalan per siswa. Filternya per tahun ajaran, cabang, kelas, dan siswa, dengan ekspor Excel dan PDF.
Dari detail tagihan satu siswa, admin bisa menekan tombol Kirim WA Tagihan. Riwayat pengirimannya tersimpan. Untuk banyak siswa sekaligus, pengingat WA bisa dikirim per cabang atau per kelas. Admin yang memutuskan kapan pengingat dikirim, jadi pesan hanya keluar setelah datanya dipastikan benar.
User, level, dan hak akses
Setiap staf punya akun sendiri. Levelnya Kepala Sekolah/Kurikulum, Akunting, dan Admin. Hak akses tiap level diatur dengan mencentang menu yang boleh dibuka. Log transaksi mencatat siapa yang menambah, menyetujui, atau menghapus transaksi.
Multi-cabang, pengumuman, dan dashboard
Satu aplikasi bisa menampung beberapa cabang atau jenjang, misalnya Yayasan, PAUD, SD, SMP, dan SMA. Setiap cabang punya nomor WA admin sendiri, dan setiap user terikat ke cabangnya.
Menu Pengumuman dipakai untuk menulis informasi sekolah. Dashboard menampilkan total siswa, transaksi yang menunggu persetujuan, dan peringatan data ganda.
Ingin melihat data siswa, tagihan, dan laporannya secara langsung?
Sistem Administrasi Sekolah: Apa Saja yang Dicakup
SPPKU sengaja dibuat sederhana dan mudah dipakai staf setiap hari. Tabel ini merangkum pekerjaan yang dicakup.
| Pekerjaan | Di SPPKU | Keterangan |
|---|---|---|
| Data siswa, kelas, dan guru | ✔ | Ekspor Print, Excel, dan PDF |
| Kenaikan kelas dan riwayat kelas | ✔ | Tercatat di log |
| Kartu siswa dan absensi masuk | ✔ | Kartu ber-QR NIS; jam masuk per cabang; Tepat Waktu/Terlambat |
| Setup tagihan dan cicilan | ✔ | Bulanan, semesteran, tahunan, lainnya, custom |
| Pembayaran, kuitansi, dan tunggakan | ✔ | Detail di halaman pembayaran SPP |
| Jurnal dan laporan keuangan | ✔ | Di aplikasi keuangan SPPKU |
| User, level, dan multi-cabang | ✔ | Hak akses per menu |
Kebutuhan pembukuan, seperti jurnal, laba rugi, dan neraca, dibahas di halaman aplikasi keuangan sekolah.
Contoh buku kas dan format laporan bulanan untuk yayasan ada di panduan keuangan sekolah kami.
Program Administrasi Sekolah untuk Tim TU yang Kecil
Banyak program administrasi sekolah dibuat untuk sekolah besar dengan tim IT sendiri. Sekolah kecil butuh sebaliknya: menu sedikit, alur jelas, dan ada yang bisa ditanya.
- Cukup browser. Tidak perlu memasang apa pun di komputer sekolah.
- Data siswa dibantu. Setiap tahun ajaran, tim SPPKU membantu menginput data siswa.
- Panduan di layar. Beberapa halaman punya tombol Panduan yang menjelaskan langkah demi langkah.
- Menu sesuai tugas. Menu yang tampil untuk bendahara, TU, dan kepala sekolah bisa diatur per level.
Cocok untuk: SD, SMP, SMA, dan SMK swasta; SIT dan madrasah; pondok pesantren; yayasan multi-jenjang; serta sekolah swasta umum. Untuk pondok, lihat juga aplikasi keuangan pondok pesantren.
Digitalisasi Administrasi Sekolah
Digitalisasi administrasi sekolah tidak harus dimulai dengan proyek besar. Di banyak sekolah, masalahnya sederhana: catatan masih tersebar di map, buku besar, dan file di meja yang berbeda. Mencari bukti pembayaran lama butuh waktu, bendahara dan TU memegang angka yang tidak sama, dan dokumen kertas mudah rusak atau terselip.
Yang dibutuhkan sekolah adalah sistem yang benar-benar dipakai staf setiap hari. SPPKU dibuat untuk staf administrasi biasa, lulusan SMA atau S1, bukan untuk ahli IT. Alur kerjanya sudah mengikuti SOP: admin menyiapkan tagihan, mencatat pembayaran atau mengecek bukti transfer, menyetujuinya, lalu mencetak kuitansi. Karena langkahnya sama setiap hari, catatan tetap rapi walaupun staf yang mengerjakan berganti.
Hasil yang paling terasa adalah catatan yang mudah ditelusuri. Setiap pembayaran tersimpan bersama data siswanya. Saat wali murid menanyakan bulan mana yang sudah dibayar, Anda cukup membuka riwayat pembayaran siswa tersebut, tanpa membongkar map atau mencocokkan beberapa file. Bendahara, TU, dan kepala sekolah pun melihat angka yang sama.
Langkah yang kami sarankan untuk memulai:
- Mulai dari keuangan. Rapikan jenis tagihan dan catat setiap pembayaran di satu tempat. Hasilnya paling cepat terasa, karena riwayat pembayaran tiap siswa mudah dicari kapan saja.
- Lanjutkan ke data siswa dan kelas. Setelah tagihan tertata, data siswa, kelas, dan kehadiran ikut dirapikan di sistem yang sama.
- Pilih vendor yang mendampingi. Sekolah tanpa tim IT butuh tempat bertanya. Tim SPPKU mendampingi sejak setup awal sampai staf terbiasa.
Dengan cara bertahap ini, digitalisasi administrasi sekolah tidak membebani TU. Arsip kertas tidak lagi menjadi satu-satunya catatan, dan saat kepala sekolah atau yayasan bertanya, Anda cukup membuka data yang sama.
Software Administrasi Sekolah vs Excel
Excel cukup baik untuk sekolah yang baru mulai. Bedanya terasa saat siswa, staf, dan cabang bertambah.
| Pekerjaan | Excel dan buku | Dengan SPPKU |
|---|---|---|
| Data siswa awal tahun | Diketik ulang oleh staf | Dibantu diinput tim SPPKU |
| Kenaikan kelas | Salin data ke file tahun baru | Menu Kenaikan Kelas, riwayat tersimpan |
| Tagihan berbeda per siswa | Rumus dan kolom manual | Nominal per kelas, bisa diubah per siswa |
| Rekap tunggakan | Dihitung ulang tiap kali diminta | Laporan Kekurangan, ekspor Excel/PDF |
| Menagih wali murid | Chat satu per satu | Kirim WA Tagihan, riwayat tersimpan |
| Banyak staf | Satu file dipakai bergantian | Akun per staf dengan hak akses per menu |
| Beberapa cabang | File terpisah per cabang | Satu aplikasi, filter per cabang |
Kalau siswa masih sedikit dan hanya satu orang yang mengelola data, Excel mungkin cukup.
Biaya, Demo, dan Dukungan
- Harga mulai Rp100 ribuan/bulan, menyesuaikan jumlah siswa dan cabang. Cocok untuk sekolah kecil, sekitar 70-150 siswa.
- Tanpa masa trial, tapi ada demo. Akses demo kami berikan lewat WhatsApp. Kalau cocok, baru pesan.
- Training: cukup lewat video conference. Kunjungan bisa diatur kalau sekolah menghendaki.
- Setup dibantu tim: penyesuaian kecil kami kerjakan tanpa biaya tambahan; penyesuaian besar dibicarakan terpisah.
- Dukungan: full support selama berlangganan.
SPPKU dikembangkan oleh tim Izzaweb, software house yang membuat berbagai macam software sejak 2009 dan terdaftar secara legal.
FAQ Seputar Aplikasi Administrasi Sekolah
Apa bedanya aplikasi administrasi sekolah SPPKU dengan SIM sekolah lengkap?
SPPKU fokus pada pekerjaan tata usaha dan keuangan: data siswa, kelas, kenaikan kelas, tagihan, pembayaran, absensi masuk, dan laporan. Dengan fokus ini, aplikasinya tetap simpel dan cepat dipelajari staf TU.
Data siswa apa saja yang bisa dicatat?
Kelas, guru wali, NIS, NISN, tanggal lahir, nomor HP orang tua, alamat, dan password login wali murid. Daftar siswa bisa difilter, lalu diekspor ke Excel dan PDF.
Apakah kami harus mengetik sendiri semua data siswa?
Tidak. Setiap tahun ajaran, data siswa dibantu diinput oleh tim SPPKU. Perubahan harian, misalnya siswa baru atau pindahan, bisa dicatat sendiri oleh admin lewat form Tambah Siswa.
Apakah bisa dipakai sekolah dengan beberapa cabang atau jenjang?
Bisa. Satu aplikasi bisa menampung beberapa cabang atau jenjang, misalnya PAUD, SD, dan SMP. Setiap cabang punya nomor WA admin sendiri, dan laporan bisa difilter per cabang.
Apakah hak akses staf bisa dibedakan?
Bisa. Ada level Kepala Sekolah/Kurikulum, Akunting, dan Admin. Menu yang boleh dibuka tiap level diatur dengan mencentang daftar menu.
Apakah ada fitur absensi siswa?
Ada. Absensi siswa bisa memakai kartu ber-QR NIS yang dicetak dari SPPKU. NIS diketik atau dimasukkan dari kartu dengan scanner, lalu sistem mencatat jam masuk dan status Tepat Waktu atau Terlambat. Jam masuk cukup diatur sekali untuk tiap hari sekolah. Laporan absensi bisa difilter per cabang, status, dan tanggal.
Apakah wali murid bisa melihat tagihannya sendiri?
Bisa. Wali murid punya halaman login untuk melihat tagihan, riwayat bayar, dan rekap, serta mengunggah bukti transfer. Setelah admin menyetujui pembayaran, notifikasi WhatsApp terkirim sebagai konfirmasi.
Apakah perlu memasang software?
Tidak perlu memasang apa pun. SPPKU berbasis web, dibuka lewat browser dari mana saja.
Apakah SPPKU bisa disesuaikan dengan kebutuhan sekolah kami?
Bisa. Penyesuaian kecil kami kerjakan tanpa biaya tambahan; penyesuaian besar dibicarakan terpisah.
Bagaimana memulai digitalisasi administrasi sekolah?
Mulailah dari keuangan: rapikan jenis tagihan dan catat pembayaran di satu tempat, lalu lanjutkan ke data siswa, kelas, dan kehadiran. Tim SPPKU mendampingi sejak setup awal, jadi staf TU Anda tidak perlu menjadi ahli IT.
Berapa biaya aplikasi administrasi sekolah SPPKU, dan apakah ada trial?
Harga mulai Rp100 ribuan/bulan, tergantung jumlah siswa dan cabang. Cocok untuk sekolah kecil, sekitar 70-150 siswa. Tidak ada masa trial, tapi Anda bisa meminta akses demo lewat WhatsApp sebelum memutuskan.
Lihat Demonya Dulu, Putuskan Kemudian
Ceritakan kondisi sekolah Anda: jumlah siswa, jumlah cabang, dan cara mengelola data saat ini. Kami kirimkan akses demo dan bantu menilai kebutuhan sekolah Anda. Semoga administrasi yang tertib meringankan tugas Anda menjaga amanah.